ZMIANY W PRAWIE PRACY OD 1 STYCZNIA 2019!

Dnia 1 stycznia 2019 weszły w życie przepisy nowelizujące ustawę z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, które zmieniły zasady prowadzenia akt pracowniczych.

 

  • Okres przechowywania teczek został skrócony z 50 do 10 lat.
  • Pracodawcy uzyskali możliwość wybrania w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.
  • Przedsiębiorcy zostali zobowiązani do wysyłania nowych raportów do ZUS.

 

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat jest automatyczne dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku, pracodawca może skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu wspominanego wyżej raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania dokumentów. Ze skrócenia okresu przechowywania teczek nie będzie można skorzystać w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem. Ich teczki pracodawcy muszą nadal przechowywać przez okres 50 lat.

 

Nowelizacja Kodeksu oraz rozporządzenie wykonawczego do Kodeksu pracy wprowadza także możliwość digitalizacji akt. Pracodawca ma możliwość dokonania wyboru czy chce prowadzić akta osobowe pracowników w postaci papierowej, czy elektronicznej. Warunkiem prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej jest opatrzenie każdej karty kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Samo odwzorowanie cyfrowe (skan dokumentu) nie spełnia wymogów postaci elektronicznej akt osobowych. Przepisy nie wyłączają możliwości prowadzenia przez pracodawców akt osobowych jednocześnie w dwóch postaciach, papierowej i elektronicznej. Podejmując jednak decyzję o „dublowaniu” dokumentów zawierających dane osobowe pracowników należy mieć na względzie wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych.

 

Od 1 stycznia 2019 r. zmianie uległa struktura prowadzenia akt osobowych. Dotychczas składały się one z 3 części (A, B, C). Teraz pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt osobowych składających się z części czterech (A, B, C, D). „Nowa” część D zawierać powinna dokumenty związane z pociąganiem pracownika do odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej.

 

Teczki prowadzone do 31 grudnia 2018 r. mogą pozostać w obecnym kształcie, chociaż wszystkie nowe dokumenty pojawiające się już po 1 stycznia 2019 r. należy przechowywać na nowych zasadach. Jeśli pracodawcy nie dostosują obecnych teczek do nowej systematyki akt (A, B, C, D), to muszą założyć teczki nowe, ale dopiero kiedy pojawi się jakiś nowy dokument. Zatem z dotychczasowymi teczkami pracodawcy obecnie nie muszą robić nic, a w momencie dołączania kolejnego dokumentu powinni rozszerzyć akta danego pracownika o dodatkową część „D”.

 

Siuda, Filipowski i Partnerzy
Spółka Adwokatów i Radców Prawnych


ul. Tylne Chwaliszewo 25 lok B.2.2.1
61-103 Poznań

biuro@siuda-filipowski.pl
tel: +48 61/852 28 09
fax: +48 61/855 75 94
NIP: 778-141- 12-26
REGON: 634507952

Nr konta
PL 80 1140 2017 0000 4402 1307 7816
BIC/SWIFT CODE: BREXPLPWMBK


Polityka prawna
Mapa dojazdu